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年会策划对活动场地的要求

文字:[大][中][小] 来源: 成都活动策划公司    发布时间:2020-02-27    浏览次数:175    

  年会活动策划时,对场地是有一定的要求,比如说根据人数选择场地的面积,考虑到场地的布置、预算等。年会策划时,我们需要注意年会的预算及分配,合理的编排及筛选节目,确定来宾动向等,下面详细的为大家介绍下。

一、年会策划对活动场地的要求

  1、选择场地除了要考虑公司人数和活动规模,还需要考虑设备的搬入与安装、排练。设备的拆卸及搬出的需求,尤其是时间安排和物流方面的要求。

  2、设想年会的全过程,确定对相应空间的要求。考察可行性并开始制作成本报表,要尽量做到具体详细。如果视听设备和舞台搭建需要6米高的天花板,就应当在表格里写清楚。当然还包括提前布置和排练的空间。

  3、为了准备一份详细的预算,需要照顾到年会的方方面面,尽量把可能的成本都考虑在内。要不断更新成本核算,并根据变化增减项目。正如前面提到的,随时掌握开支情况是很重要的,这样你就可以及时调整并具有足够的资金确保活动要素的完整,这些活动要素是实现公司年会目标的必要元素。

二、年会策划注意要点

  1、需要注意年会整体预算的分配和把控。各家公司在准备办年会的时候都会有预算,年会预算不仅包括场地费用、布置费用、节目费用,还有奖品福利费用。怎么把年会预算合理分配,可根据年会侧重点按比例分配并预留备用金把控。

  2、节目流程编排和筛选。策划年会流程中会对节目数量、节目搭配进行预设和调整。外请节目几个、内出节目几个、外请节目类型、内出节目类型以及整体节目的搭配衔接都会直接影响到来宾对年会整体的体验。建议根据来宾的兴趣集中度分配节目,开场节目需隆重震撼、搞笑互动类节目做衔接。整场年会外请2、3个,内部7个左右(可根据实际情况调整)。

  3、各环节负责人安排。整场年会需要有:年会整体策划把控1人、年会场地负责人员1人、对接设计人员1人、节目负责人2人(1人负责节目质量,一人负责年会当天催场)、嘉宾负责人员2人和机动人员。以上是年会的基本配置人员,可根据实际年会需求调整。

  4、来宾动向行程确定。确保重要嘉宾的年会体验也是年会策划中的重中之重,从前期重要嘉宾的邀请、接送引导、预订住宿到年会当天的坐席位置安排,都要做到再三确认、万无一失。最后祝大家都能有一个完美难忘的年会。

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