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专业知识

年会策划的具体措施以及详细内容

文字:[大][中][小] 来源: 成都活动策划公司    发布时间:2019-04-29    浏览次数:69    

随着企业的发展,一个好的年会策划对于一个企业的内部凝聚力起到至关重要的作用。但许多初入行的人对于其运行原理和相关事项都不甚了解,也有人为此走了不少弯路,所以在此,小编便简单实用的把年会策划的相关知识都打包告诉大家,以便大家加深了解。以下关于“年会策划的具体措施以及详细内容”的介绍。



【企业应如何组织一场年会策划活动】


年会活动执行起来一点都不简单,事多还杂乱,是整个年会策划过程中劳神伤脑的一个过程了,需要团队紧密及后勤同事们细心付出,这还不够。在这里年会策划公司就要说下年会策划活动的执行时间及流程安排真的很重要,你要是步做不好,接下来有很多无用功等着你做呢。那么,企业应如何组织一场年会活动呢?



1、预定年会场地     


例如预定酒店、聚餐地点和年会内容等


2、将确定好的年会时间地点通知公司全体人员    


预定好年会场地之后,接下来就是把地点时间公布给公司全体人员,确定员工出行名单,尽早完成来回车程的订票,或者找好一些服务商包车也是可以的。


3、员工的出行名单,确定酒店入住名单    


如果再入住时间内,部门小组有会议的,要提前上报安排会议地点;在员工签到之前,房卡要提前分好,主要为了避免因为签到人数多,导致房卡及签到台会搞得很乱;如果签到台有礼物发发放,可以在签到表中标注好,这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。年会的物料要集中放在一起,避免年会工作人员到处找东西找不到。


4、年会负责人员要进行礼品采购   


采购也是一件繁琐的事情,既然是年会就少不了奖励,在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见,找一些实用并且有纪念价值意义的礼品。


5、找好与年会相关主题的素材    


先把年会的活动主题确定好,设计的风格要统一,确定要好年会主题需要的相关素材及物料,尺寸和摆放位置也要提前也要确定好。既然是年会,LED屏幕是少不了的,需要提前测试一下LED屏效果,LED屏幕的质量不一样,效果不一样哦。


6、做好线上预热工作    


这也是在年度会议上检测团队创造力的一部分。年会通过新媒体渠道通过剧透的形式来缓慢引出年会,以提高员工对年会的期望。这也是展示公司良好形象的一种方式。 


7、白天的会议要组织好     


例如分享人员,分享主题,分享每个部门的秩序。这个环节包括邀请外宾,确认出席名单,安排卡片订购和制作卡,在午餐时间拍一张集体照片。


8、白天会议时间安排要适当   


白天的会议是在上午和下午举行,因为会持续很长时间,除了午餐和休息时间,圆桌BBS可以穿插一些大家感兴趣的话题,会议的节奏可根据情况调整。此外,在当天的会议中,上午和下午将有10-20分钟的休息时间。休息期间,你可以准备一些点心,准备一个钟。休息之后,你可以通过铃声告诉大家继续进入会议。 


9、组织好晚宴的节目     


包括各部门的背景音乐、表演节目和主持人的选择,晚宴的LED屏幕应与白天的会议不同;在正式会议结束和晚宴前休息一小时左右,以便参加表演的同事休息。参加表演的员工可以利用这休息的间隙来几次简单的排练。此时,其他同事也可以在合影墙前拍照;为了增加晚宴的乐趣,我们可以采取更多的晚宴创新案例。


10、员工颁奖环节   


如果奖励对象是员工,则需要尽快确定相应的名单,包括定制的奖品,如证书、奖杯等。为每一位员工准备一份介绍,另一个是让每个人知道为什么同事会得到奖励。此外,其他部门的领导将颁发奖品,尤其是那些较多的部门,如销售主管给技术同事,技术主管给销售同事,这反映了部门之间的相互认可。


11、抽奖环节是热情的环节,一定要策划好    


晚宴的另一个重要部分就是抽奖了。如何让抽奖环节更精彩?除了增加礼品的购买量,还可以使用传统的纸质抽奖。例如,员工号码,在抽奖前摇动抽奖盒。之后,抽奖中奖者宣布员工号。整个过程比电子抽奖更有趣。晚宴比白天的会议更有趣。 


12、涉及客户、及伙伴的年会    


如果顾客、伙伴的晚宴等嘉宾的邀请,准备邀请函、礼物、会议和晚餐的座位,以及代表们的演讲。


13、晚宴的第二天行程安排要提前通知    


当天的晚餐通常结束得很晚。毕竟,这是艰难的一年,每个人都有很多话要说,还有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服务,以免影响整个计划的进行。


14、接送车辆要预约好    


根据员工的返程安排,预约接送车辆,并分趟分地点发送。


15、要有简单的活动应急预案    


做一些简单的活动应急预案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知识,并能做一些基本的急救措施,酒店附近近的医院等等。


16、年会其他细节    


在其他年度会议的实施过程中有很多细节。如果处理得当,它可以给人们留下好印象。例如,除了在会议前以电子邮件、图片和H5的形式将日程表发送给同事之外,它还可以打印一份放在在签到登记处,每天结束时,分别编辑第二天的议程,并通过WeChat群等方式将笔记发送给每个人。如果餐是自助餐,请事先与酒店确认自助餐可以容纳人。     


在实施过程中,不可避免地会遇到各种临时或特殊的要求,由此引起的变化必须更新为相应的表单形式,并与工作组的每个成员同步。这也是为什么在年度会议策划阶段更详细的项目准备表的原因。


【年会策划的方法介绍】


年会的组织有五个要素是我们必须首先确定的:预算、人数、参会人员组成、会议主要议题、会议时间,这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐 标、礼品、活动安排等一系列决策。


项目立项不是我们在这里的讨论范畴,但如果您是新人,接手行政工作后可以查看往年的工作记录,以便未雨绸缪。年会策划在制定预算环节,主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品,有的年会还要加上会后的旅游预算。



选定会务代理是组织年会便捷可靠的方法:


一可以节省预算,花同样的钱可以办更多的事。不可理解?这就要了解酒店的定价体系,一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有的网友抱怨直接向酒店订场地和客房反而比通过会务公司报价高的原因。隔行如隔山,其中有许多的操作 是业外人士所不知道的。


二可以节省时间、简化操作流程。会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉,按照您的年会组织五要素,他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的会务代理公司经验丰富,他们应该可以很快报出初步的预算供您参考。


三,更好地协调酒店关系,以保障会议的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐的服务过程,它是一个需要很多协调工作的系统工程。会务代理公司的操作经验以及和会务酒店良的好关系是非常重要的。


在确定方案环节,首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。首先,要创建一个工作进度表,这是提率、保障活动顺利进行的有效手段。


工作表的内容要包括以下几个方面:


1、 邀请的贵宾及确认其成行;


2、 舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成;


3、 文书工作、会议资料的准备;


4、 房间分配表;


5、 用餐(餐标、菜单、主桌、台卡);


6、 交通安排;


7、 各项工作的负责人及联络方式;


8、 支付各项定金的时间表;


9、 表演者的邀请及确认;


10、 礼品、胸花、指示牌、胸卡;


11、 会务照片及录像资料的制作和赠送。


在检查准备工作的时候,关键点是:围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。


以上关于“企业应如何组织一场年会策划活动”和“年会策划的方法介绍”的介绍,希望能让您了解“年会策划的具体措施以及详细内容”带来帮助。